4 coisas para considerar antes de contratar um ECM

O Enterprise Content Management (ECM ), ou a gestão de conteúdos empresariais, engloba um conjunto de práticas e ferramentas utilizadas para organizar, arquivar e gerir documentos e demais registros de um empreendimento. Afinal, o dia a dia das empresas costuma trazer um grande volume de registros que devem ser organizados para uma boa administração. 

A prática consegue trazer uma série de benefícios, como mobilidade, segurança dos dados, facilidade de acesso, aumento da produtividade e maior controle do negócio sobre os arquivos. No entanto, para que a estratégia tenha sucesso, é preciso saber como contratar o serviço ideal para o empreendimento

Sabemos que essa tarefa pode trazer algumas dificuldades, então preparamos uma lista com 4 fatores que você deve considerar antes de contratar um ECM. Vamos lá?

1. Entenda o volume de dados da empresa

Você já fez uma avaliação do volume de dados e documentos gerados pela organização? É bastante comum que cada arquivo seja gerado e armazenado seguindo os critérios estabelecidos pela empresa, sem que exista um controle efetivo sobre os impactos que isso traz para a empresa.

Portanto, antes de contratar o ECM, é preciso entender o volume de documentos para encontrar soluções que consigam atender a demanda, preferencialmente sob medida. Vale frisar que essa dica não significa que você só deve contar com esse sistema diante de um número grande de dados gerados, mas que é necessário buscar soluções adequadas para o seu negócio.

Não se esqueça que existem organizações de diferentes portes e setores, cada uma com necessidades específicas em relação à quantidade de dados gerados e armazenados. Assim, a compreensão sobre o volume em sua empresa ajudará a entender quais são as funcionalidades essenciais para buscar alternativas e encontrar o melhor custo-benefício. 

2. Considere a segurança do sistema

Como é a segurança dos seus arquivos? Essa deve ser uma preocupação da empresa, principalmente com as mudanças trazidas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Os conteúdos que integrarão o ECM podem trazer dados de diversos titulares, como clientes, colaboradores, fornecedores e outras pessoas que tenham compartilhado as informações.

Portanto, ao buscar uma solução para a empresa, é preciso verificar como é a proteção das tecnologias utilizadas, evitando acessos indevidos, vazamentos e outras práticas irregulares. Pesquise as parcerias para entender as medidas de segurança aplicadas e a adequação à LGPD a fim de evitar irregularidades. 

A possibilidade de implementar controles de acessos e hierarquias para limitar a visualização, edição e outras funcionalidades conforme o cargo do colaborador também podem ser relevantes. Para determinar essa questão, é essencial avaliar quais são as carências da empresa em relação à segurança dos dados. 

3. Veja se o sistema é fácil de utilizar

Um dos grandes obstáculos da modernização de processos e adesão às diferentes tecnologias que podem auxiliar no dia a dia da organização é o uso dos sistemas. Muitas vezes, os softwares utilizados contam com funcionalidades muito complexas, trazendo dificuldades à utilização pelo usuário. 

Quando isso acontece, mesmo após a implementação do ECM é possível que ele não seja corretamente utilizado. Logo, é importante saber como funcionará todo o sistema e as tecnologias utilizadas, procurando opções intuitivas e que sejam facilmente usadas pelos colaboradores responsáveis. 

Em complemento, vale contar com treinamentos e capacitações para familiarizar toda a equipe com o sistema. 

4. Avalie o suporte oferecido 

Quando a empresa ainda não tem um bom sistema para a gestão de conteúdos, a contratação traz impactos na rotina e pode trazer algumas dificuldades na adaptação — algo comum em qualquer mudança. O mesmo acontece quando a organização opta pela troca do ECM. 

Nas duas situações, o suporte oferecido pela empresa especializada é essencial para auxiliar na implementação e manutenção da estratégia no negócio. Dessa maneira, é importante avaliar como é o atendimento e quais são os canais disponibilizados. 

Observar esses critérios antes de contratar um ECM ajudará a sua empresa a tomar as melhores decisões. Você pode contar com a Prado Chaves para otimizar o ambiente de gestão de conteúdo do seu  negócio. 

Para aprofundar os seus conhecimentos sobre o assunto, baixe o nosso e-book sobre o tema. Nele, explicamos o que é ECM e os detalhes dessa metodologia de gestão!