Otimize os processos burocráticos da sua empresa com o BPO

O Business Process Outsourcing (BPO) é uma forma de terceirizar os processos de negócio. Sua principal característica é que as atividades envolvidas são relevantes para o negócio. Assim, é pode-se alcançar  com mais facilidade, eficiência e vantagem competitiva no mundo corporativo.

Para entender como o BPO funciona e quais são seus benefícios, criamos este post. Entenda melhor e veja se essa estratégia é a melhor para o seu negócio.

O que é o Business Process Outsourcing (BPO)?

O BPO é uma terceirização de processos de negócios com o objetivo de otimizar o tempo e os custos das tarefas gerenciais. O objetivo é fazer o procedimento com atividades-meio, ou seja, que são relevantes, mas não estão relacionadas ao core business.

Geralmente, a prática se refere à gestão financeira, contábil, tecnológica, de recursos humanos e de documentos. A partir do Business Process Outsourcing, é possível focar suas atividades estratégicas e evitar a perda de tempo com aspectos operacionais.

Por isso, a gestão de documentos é uma das principais atividades envolvidas nesse tipo de terceirização. Com essa prática, o gerenciamento dos arquivos ocorre por meio de uma solução de Enterprise Content Management (ECM), ou gestão de conteúdos empresariais.

Outra opção é utilizar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Qualquer que seja a opção, a empresa passa a contar com estratégias, métodos e ferramentas para o controle do fluxo de arquivos, tanto em ambiente físico quanto digital.

Quais são as vantagens do BPO às empresas?

Ao escolher o Business Process Outsourcing, você conta com uma empresa especializada para realizar suas  atividades operacionais. Ao mesmo tempo, sua equipe tem a chance de agir de forma estratégica, sem perder tempo com outras tarefas.

Seja na gestão de documentos, seja no gerenciamento de outras informações e setores, vários benefícios são derivados dessa prática. Veja quais são eles.

Diminuição de processos manuais

A exigência dos clientes e a competitividade do mercado exige revisões constantes nas atividades realizadas, com digitalização máxima dos processos. Procedimentos manuais são complexos e tendem a ficar obsoletos, o que pode prejudicar o negócio no longo prazo.

Ao escolher o BPO, a gestão dos processos fica sob responsabilidade da empresa parceira. O resultado é a simplificação e a automação dos processos, especialmente porque a empresa especializada tem a expertise necessária.

Redução de custos

O Business Process Outsourcing aumenta a flexibilidade do negócio e simplifica as operações. A equipe interna é mantida de forma enxuta, o que diminui os encargos trabalhistas e os processos referentes à gestão de pessoas.

Ao mesmo tempo, o conhecimento da empresa especializada agrega valor e aumenta a eficiência. Com isso, há redução de erros e retrabalhos, que também se traduzem em custos.

Outra grande vantagem é que a sua empresa ao invés de ter uma despesa fixa todos os meses (pessoas, equipamentos e etc) passará a ter uma despesa variável pois a empresa terceira geralmente lhe cobrará por atividade realizada. Isso lhe propiciará em caso de aumento ou diminuição da demanda uma despesa, respectivamente, maior ou menor

Um exemplo é a gestão de documentos. Com a digitalização dos arquivos, a busca é simplificada e os colaboradores deixam de perder tempo na pesquisa por informações. Ainda é possível organizar os espaços físicos, diminuir seus usos e reduzir a burocracia.

Aumento da produtividade

A facilidade no acesso aos dados aumenta a produtividade da equipe. Afinal, uma pesquisa da Industry Analysts mostrou que cada colaborador gasta 400 horas por ano, em média, procurando documentos. Além disso, até 5% dos arquivos são perdidos ou armazenados de forma incorreta.

Com o Business Process Outsourcing, esse problema é eliminado devido ao uso da tecnologia adequada e à integração dos serviços. A equipe passa a se preocupar com o que realmente vale a pena e essa atuação estratégica traz benefícios ao negócio.

A solução BPO da Prado Chaves

A Prado Chaves tem foco na terceirização de processos de negócio, com profissionais experientes que personalizam os serviços de acordo com os fluxos de atividades da empresa. 

As soluções são oferecidas para sua empresa garantir os melhores resultados. Como consequência, os processos são executados de maneira mais rápida e as informações se tornam mais acessíveis.

Desse modo, você tem a experiência de mais de 25 anos e a tecnologia necessária para fazer o BPO ser uma vantagem competitiva. Tudo dentro de um custo acessível e vantajoso para sua empresa.

Então, que tal conhecer e entender mais?