Dúvidas sobre como arquivar documentos de RH? Confira 5 dicas sobre o tema

O departamento de Recursos Humanos de uma empresa é responsável por diversas funções que geram um grande volume de informações Mas como arquivar documentos de rh e deixar a papelada em ordem?

O setor envolve arquivos referentes a recrutamento e seleção, onboarding de colaboradores, treinamentos, planos de cargos e salários, folhas de pagamentos, procedimentos burocráticos de admissão e demissão, entre outros. Dessa maneira, é preciso saber como manter tudo organizado e com fácil acesso para agilizar o cumprimento das funções e não cometer erros.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo com 5 dicas fundamentais sobre como arquivar documentos de RH na sua empresa. Confira!

1. Entenda a temporalidade dos arquivos

Grande parte dos arquivos de RH podem ser necessários diante de fiscalizações ou ações judiciais, mas existe um prazo limite para que eles possam ser exigidos. Portanto, é essencial entender a temporalidade de cada documento e organizá-los de maneira que facilite o controle para o descarte.

Por exemplo, uma ação trabalhista pode ser movida até 2 anos após o término do contrato de trabalho, sendo que o trabalhador pode reclamar as verbas referentes aos últimos 5 anos, sempre contados da data em que entrou com o processo. Ou seja, comprovantes de pagamento de verbas, controles de pontos e outros documentos relacionados ao vínculo devem ser mantidos sempre por, no mínimo, 5 anos.

Porém, documentações previdenciárias, como contribuições ao INSS, tem um período maior: 30 anos. Por isso é essencial estudar os prazos e ter bons controles para entender como armazena cada arquivo.

2. Saiba como categorizar a documentação

Ao pensar em como arquivar documentos de RH, é preciso pensar em maneiras que facilitem a localização de cada um e, também, a identificação do local onde eles devem ser guardados sempre que surgir um novo documento ou for necessário retorná-lo ao arquivo. 

Por isso, é preciso categorizar a documentação, criando classificações e hierarquias que permitam pesquisar a localização de cada registro com facilidade. É comum separar por tipo ou área (como treinamentos ou folhas de ponto), nome do colaborador, temporalidade, entre outros critérios. Em complemento, tenha um sistema para manter todos os registros sobre o que está arquivado e a sua localização.

3. Estabeleça processos para a guarda

Um dos erros comuns ao arquivar documentos é investir em um sistema novo, reavaliando toda a documentação da empresa e criando um ótimo sistema para a guarda, mas deixar de implementar as medidas conforme surgem mais arquivos devido à falta de tempo ou, até mesmo, de conscientização sobre a importância da prática.

Portanto, vale estabelecer todo o processo que deve ser feito na criação de documentos, como a categorização e registro no sistema para que ele se integre aos outros arquivos da empresa. Ademais, vale ter diretrizes sobre a guarda, estabelecendo cuidados no manuseio, processos específicos que os colaboradores devem observar sempre que precisam lidar com a documentação. 

4. Conte com a digitalização como aliada

A digitalização de documentos permite a criação de cópias eletrônicas dos arquivos físicos e pode facilitar a organização dos documentos de RH. Primeiramente, porque ele permite o acesso ao que está registrado utilizando o computador, sem precisar lidar com o arquivo físico. Isso reduz o risco de danos e de perdas.

Além disso, a prática permite descartar documentos que não exijam a manutenção de cópias físicas, proporcionando validade jurídica aos registros eletrônicos. Com isso, é possível reduzir o volume de arquivos guardados na empresa, o que facilita a manutenção de um ambiente organizado. No entanto, não se esqueça de que mesmo os arquivos virtuais precisam ter um bom processo de classificação e armazenamento. 

5. Invista no outsourcing de gestão de documentos

Uma dica fundamental, que também pode ajudar a colocar as que citamos nos outros tópicos em prática, é contar com o Business Process Outsourcing (BPO), também conhecido como terceirização de processos de negócios.

Você pode terceirizar a gestão de documentos de diversos setores, como o de RH, contando com uma empresa especializada para organizar toda a documentação. Isso inclui digitalização, categorização e outras práticas essenciais.  

Na Prado Chaves, por exemplo, temos uma solução completa para a gestão de documentos de RH. A nossa equipe está preparada para lidar com a variedade de documentos do setor, além de oferecer um sistema web para facilitar o acompanhamento e controle da documentação. 

Gostou dessas dicas sobre como arquivar documentos de RH? Aproveite e conheça as nossas soluções para otimizar a gestão documental da sua empresa!