Confira como evitar a perda de documentos na sua empresa

Mulher segura pilha de documentos com as mãos.

Autor

Equipe Prado Chaves

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A perda de documentos traz diversas consequências para o negócio. Acompanhe, neste conteúdo, algumas dicas sobre como evitar essa prática!

Como estão os cuidados da sua empresa para evitar a perda de documentos? A gestão de qualquer negócio exige cuidados com a documentação, já que eles têm relação com diversas obrigações fiscais, trabalhistas, previdenciárias e civis. Diante disso, é importante entender como é possível garantir a guarda segura de todos os arquivos, a fim de evitar extravios e prejuízos.

Por isso mesmo, elaboramos um conteúdo para mostrar as consequências que a perda de arquivos pode trazer e de que forma é possível se prevenir. Continue a leitura e aprenda!

Quais são as consequências da perda de documentos?

Se você ainda não sabe quais são as consequências que a empresa pode enfrentar com a perda de documentos e por que é tão importante prevenir essas ocorrências, veja o que pode acontecer com o extravio de arquivos.

Atraso nos processos internos

Para começar, as perdas atrasam a conclusão de processos internos. Os colaboradores perdem tempo procurando o arquivo, solicitando outras vias ou realizando tarefas para conseguir a substituição dos originais, sem irregularidades. Dessa forma, outras tarefas não são concluídas e a produtividade cai. 

Aplicação de multas

A empresa pode ser alvo de fiscalizações para verificar o cumprimento de obrigações legais.  A guarda de alguns documentos  fiscais, trabalhistas, contratuais  é essencial e a perda pode gerar problemas com alguns órgãos públicos, Receita Federal ou então em alguma questão de esclarecimentos com fornecedores ou clientes. Diante de irregularidades a empresa pode ser autuada e receber penalidades, com eventuais aplicação de multas em valores variados. 

Prejuízos financeiros

Além das multas, a empresa pode sofrer prejuízos financeiros ao investir na regularização de problemas gerados pelo extravio e como resultado de ações judiciais. Muitas vezes, a documentação é essencial para comprovar o cumprimento de obrigações, então a ausência pode resultar na condenação ao pagamento de diversos valores. 

Como evitar a perda de documentos?

Agora que você já sabe como o extravio de documentos na empresa pode trazer prejuízos, é importante saber como prevenir esse problema. Para isso, separamos algumas dicas essenciais, acompanhe!

Organize a documentação de todos os setores

O primeiro passo para não sofrer com a perda de documentos é organizar todos os setores. Crie um espaço adequado para a guarda dos arquivos, protegido de fatores de risco. Depois, organize a documentação com técnicas de arquivamento que facilitem a procura, sempre considerando o tipo de arquivo. 

Quando tudo tem um lugar certo para ser guardado e um controle que facilite a busca, os riscos de perda são menores. Isso acontece porque os colaboradores não precisarão mexer em outros documentos enquanto procuram o necessário, enquanto também saberão exatamente onde guardar os papéis após utilizá-los. 

Aposte na digitalização de documentos

Um dos problemas que aumenta os riscos de perda de documento é o manuseio constante dos arquivos pelos colaboradores. Dessa forma, vale a pena encontrar formas de evitar que eles precisem mexer nos arquivos físicos.

A dica para isso é investir na digitalização, que é a conversão dos documentos em arquivos digitais. Todos os registros são acessados pelo computador, enquanto a documentação fica armazenada em um local seguro. 

Além disso, como existem vários que não exigem a manutenção do original, bastando a cópia virtual, isso também permite o descarte de vários documentos, reduzindo o espaço físico necessário para armazená-los. Por fim, isso facilita a implementação de um controle de acesso aos arquivos, conforme cargos e hierarquia na empresa. 

Conte com a guarda terceirizada da documentação

Para guardar os documentos, a empresa precisa dispor de um espaço adequado, que permita a organização de todos os arquivos e o acesso seguro. Porém, a falta de locais adequados na empresa costuma fazer com que o armazenamento dos arquivos não receba a atenção necessária. Além disso a guarda terceirizada disponibiliza mais espaços físico para seu empresa e economiza custos

Nesse cenário, a terceirização da guarda de documentos é uma solução interessante. Você contrata uma empresa especializada que aplica as melhores práticas para preservar toda a documentação da melhor forma. Isso garante a aplicação das melhores práticas de arquivamento e ainda permite que o estabelecimento conte com mais espaços disponíveis para realizar as suas atividades.

Para complementar, as empresas especializadas também podem ajudar na implementação das outras dicas, com digitalização, organização e criação do arquivo morto para a melhor gestão documental. 

Conhecer a aplicar práticas para evitar a perda de documentos é essencial para uma boa gestão empresarial, especialmente para evitar erros nos processos, atrasos na conclusão de tarefas e prejuízos. Por isso, esperamos que as nossas dicas ajudem a superar esse problema e a armazenar todos os arquivos com segurança. 

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