Gestão de documentos: o que é, benefícios e como fazer

A administração de um negócio exige que os gestores e toda a equipe lidem com uma documentação ampla todos os dias: arquivos fiscais, recibos, cobranças, contratos, guias de recolhimento, entre outros. Por isso, é importante entender como fazer uma boa gestão de documentos.

A prática influencia em toda a rotina do negócio, impactando a produtividade e a segurança das informações, pois os documentos fazem parte dos diversos setores da empresa, como RH, marketing, compras, vendas, financeiro e administrativo. No entanto, muitas empresas deixam de investir nesses cuidados por não entender a sua importância ou os benefícios.

Pensando nisso, preparamos este guia completo para explicar o que é a gestão documental, por que ela é tão importante e como você pode colocar isso em prática no seu negócio. Continue a leitura e entenda!

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos engloba todos os processos que a empresa aplica para cuidar da documentação do negócio, com ferramentas específicas e métodos para controlar os arquivos dos setores da empresa, proporcionando facilidade de acesso e segurança. 

O objetivo é criar métodos de armazenamento que facilitem a pesquisa por dados, evitando que a equipe precise investir um longo período para encontrar a documentação necessária e garantindo que tudo estará protegido de danos e extravio.

Aqui, são aplicadas práticas como utilização de fichários, pastas, caixas e armários para separar os tipos de documentos, organizando por categorias, setor e outros dados relevantes que facilitem a busca. 

Importância

O volume de documentos que precisa ser armazenado pela empresa não envolve apenas as rotinas internas e práticas da administração. Eles também dizem respeito a informações de clientes, empregados e fornecedores contratos que especificam as obrigações assumidas pelas partes e comprovantes de cumprimento de deveres.

Assim, as falhas na gestão de documentos podem trazer diversos prejuízos à empresa, como aplicação de multas por órgãos fiscalizadores, condenações em processos judiciais e outros transtornos. Além disso, a dificuldade para solucionar questões que envolvam a documentação atrapalha o andamento dos processos internos e a produtividade.

Quais os benefícios dessa prática?

A gestão de documentos proporciona diversos benefícios para o negócio. Por isso, preparamos uma lista com os principais, acompanhe!

Uniformização nos processos e qualidade

Com a organização de todos os documentos, com identificação e ordenação corretas, é possível mapear todos os processos que devem ser observados com a documentação. A uniformização das práticas agiliza os procedimentos realizados e aumenta a qualidade do trabalho. 

Diante desse controle, a equipe pode identificar eventuais falhas e melhorias que podem ser feitas, como escolha dos materiais para armazenamento, práticas de manuseio e medidas de proteção que devem ser adotadas para que não ocorram danos. 

Agilidade no acesso

Quando os documentos ficam desorganizados, armazenados em locais incorretos, em meio a outros que não estão relacionados ou com várias cópias desnecessárias, os colaboradores precisam investir mais tempo para conseguir acessar o que procuram. É aqui que a gestão documental faz uma grande diferença.

Como ela foca na organização de todos os papéis para que eles sejam localizados com facilidade, considerando natureza do documento, setor da empresa, frequência de acesso e outras características, o acesso é simplificado e se torna mais ágil. 

Diminuição do volume de papéis 

Uma boa gestão de documentos evita a duplicidade de itens e ajuda a organizar o descarte dos que não são mais necessários. Muitas vezes, as empresas armazenam impressos que não têm mais utilidade e, com o tempo, nem se dão conta de que ainda estão utilizando espaço para isso.

Quando se organiza a gestão documental, eles ficam padronizados considerando prazos de armazenamento (seguindo a legislação) e passam por revisões periódicas para a realização do descarte. Com a redução no volume de papéis, cada vez a gestão fica mais simplificada. 

Redução de custos

Quando a gestão é falha, é comum que sejam necessárias mais cópias de um mesmo documento, muitas vezes, o que gera custos com a obtenção de segunda via. Nesse cenário, quando os processos são bem estruturados e facilitam a busca, é possível reduzir as despesas.

Além disso, a empresa tem mais tranquilidade em relação à conservação da documentação e o correto armazenamento. Sem riscos de perdas, também não existem custos com reemissão, multas ou condenações decorrentes da falta de apresentação de documentos em processos judiciais. 

Aumento da produtividade

Todos os benefícios anteriores colaboram com o aumento da produtividade. Quando a equipe e os gestores têm acesso fácil aos documentos necessários, como resultado das boas práticas de gestão, eles dispõem de mais tempo para realizar as atividades relacionadas ao negócio. Como consequência, é possível melhorar os resultados obtidos na empresa. 

Segurança jurídica

Os documentos da empresa são essenciais por diversos motivos e estão diretamente relacionados à segurança jurídica do negócio. Por exemplo, os contratos de trabalho, assim como recibos de pagamento de salário, controle de ponto e outros relacionados às relações de emprego, são fundamentais para garantir o cumprimento da legislação trabalhista.

Diante de fiscalizações ou ações movidas por empregados, eles servem como prova de que a empresa observou as regras necessárias. O mesmo acontece em relação a documentos tributários, contratos com fornecedores ou clientes, entre outros processos internos. 

Além disso, uma boa gestão faz a verificação dos documentos para ver se eles atendem aos requisitos legais ou se é preciso fazer alterações antes de mandá-los para o arquivo. Dessa forma, a empresa evita erros e terá mais segurança jurídica para administrar o negócio. 

Como melhorar a gestão de documentos?

Com tantos benefícios, vale a pena considerar a implementação de práticas para a gestão documental na sua empresa. Nesse momento, é normal que surjam dúvidas sobre como melhorar os processos internos, então separamos algumas dicas importantes sobre o assunto, veja só!

Defina políticas de uso e armazenamento

O primeiro passo é fazer um planejamento, definindo políticas de uso e armazenamento de documentos. A padronização dos processos com a posterior conscientização dos colaboradores sobre eles têm um papel essencial, principalmente para garantir a continuidade das estratégias. Alguns pontos que devem ser determinados são:

• práticas de armazenamento e catalogação;
• diretrizes sobre o manuseio e transporte seguro;
• limites de acesso, com criação de hierarquias;
• medidas para solicitação de vista de documentos e autorização, quando for o caso.

Tenha um espaço estruturado

O espaço disponível é essencial para conseguir organizar os documentos. O ideal é ter um local na empresa destinado apenas a isso, com gaveteiros, armários e outros itens que possam ser utilizados para guardar os papéis, sempre com atenção para que eles fiquem protegidos do calor, da umidade e de outros agentes prejudiciais.

Para facilitar a guarda de documentos, também é possível contar com serviços especializados que ajudam no processo de gestão e fornecem o espaço físico para guardar toda a documentação com segurança. Ao fazer isso, a empresa responsável aplica as melhores práticas para organizar e proteger as informações existentes.

Categorize os documentos

Uma boa gestão de documentos exige que a empresa saiba como categorizar e organizar todos os arquivos. Esse processo conta com algumas etapas que podem ser observadas para facilitar. A primeira é criar uma classificação sobre o tipo de documento, por exemplo:

• os que precisam de armazenamento físico (com ou sem digitalização);
• os que podem ser digitalizados, descartando o original.

Depois, é preciso criar categorias diferentes, considerando o setor da empresa: fiscal, RH, marketing, compras, vendas, entre outros. Vale a pena criar etiquetas e códigos para permitir a identificação fácil de cada material. 

Também é preciso selecionar os espaços que serão utilizados para armazenamento, criando pastas e subpastas (ou caixas, gaveteiros etc.), ajudando a diferenciar os temas dos documentos. Por exemplo, um espaço destinado ao controle de contratos com clientes pode ser separado em pastas para cada um, que conterá as informações pessoais, contratos ativos, pendências financeiras, entre outros dados. 

Se optar pela digitalização, já inclua essa etapa ao categorizar os documentos. Após identificar como ele será armazenado, proceda à digitalização e faça o armazenamento eletrônico. Quando o processo é feito aos poucos, conforme são disponibilizados novos arquivos, a empresa previne a sobrecarga do setor e facilita a organização do sistema. 

Controle a temporalidade

Armazenar os documentos corretamente traz segurança para a empresa e a legislação traz prazos que devem ser observados em cada um, geralmente considerando o período máximo para fiscalização ou ações judiciais. 

Processos envolvendo obrigações previdenciárias têm um prazo de 30 anos, então é preciso guardar os documentos que tratam disso por esse período. Uma ação trabalhista pode ser ingressada em até 2 anos, após o término do contrato, reclamando os direitos referentes aos últimos 5 anos de processo, então vale a pena mantê-los no arquivo por pelo menos 5 anos.

Caso tenha dúvidas sobre os prazos, conte com suporte profissional para indicar o período mínimo de armazenamento de documentos. Depois, ao arquivá-los, além das categorias, crie um sistema que considere o ano de descarte para facilitar a eliminação no prazo correto. 

Como a tecnologia pode ajudar?

A digitalização de documentos é um dos diferenciais da tecnologia, porém, você pode contar com serviços mais amplos para ajudar na gestão da documentação. A tecnologia é sempre uma forte aliada, com softwares e equipamentos para gerenciar os arquivos da empresa com mais facilidade e eficiência. 

Digitalização de documentos

A digitalização de documentos é um processo que converte os arquivos físicos em eletrônicos, permitindo que eles sejam armazenados em DVDs, pendrives, nuvem e outros dispositivos. Para fazer isso, é preciso utilizar scanners que fazem a cópia da documentação e criam a versão digital. 

Se a empresa não tem os equipamentos necessários ou tem dificuldades para entender como classificar e organizar os documentos digitalizados, é possível contar com serviços especializados. Aqui, você contrata a solução completa que fará todos os procedimentos para digitalizar, classificar, indexar e garantir o acesso aos documentos com facilidade e segurança. 

Usar a digitalização na gestão de documentos proporciona alguns benefícios adicionais para a sua empresa. Conheça os principais!

Segurança nas informações

Com o suporte de ferramentas específicas, os arquivos digitais passam por backups frequentes — uma cópia de segurança dos documentos. Assim, caso aconteça qualquer problema com o sistema, a empresa terá meios de recuperá-los e evitar os prejuízos causados pela perda. 

Em caso de acidentes no espaço físicos, a empresa também terá menos transtornos, já que a documentação estará segura com o armazenamento eletrônico. 

Redução do espaço físico

Muitos documentos que são digitalizados não precisam da manutenção dos originais, então é possível diminuir o volume de papéis guardados e, consequentemente, o espaço físico necessário. Isso também facilita a organização dos arquivos, já que existirão menos papéis para armazenar. 

Sustentabilidade

Utilizar essa estratégia é uma medida de sustentabilidade ambiental. Quando a empresa começa a trabalhar com documentos digitalizados, ela passa a evitar a etapa de impressão. Com o tempo, isso reduz o volume de papel utilizado, o que colabora com a preservação da natureza tanto pela redução no consumo de recursos naturais quanto pela diminuição do lixo gerado.

Nesse caso, também é possível reduzir os custos gerados com materiais de escritório, como papéis e tintas de impressora. Isso acontece, principalmente, porque é possível reduzir o número de cópias feitas em cada documento, já que a digitalização permite o acesso por computadores e outros dispositivos. 

Armazenamento em nuvem 

O armazenamento em nuvem é cada vez mais comum. Nesse caso, os arquivos ficam salvos em um servidor remoto que conta com ferramentas de segurança como senhas e criptografia, além de backups automáticos. Desse modo, é possível reduzir as exigências de hardwares necessários na empresa.

Você adquire o serviço com capacidades de armazenamento variadas, conforme a necessidade da empresa. Entre os benefícios dessa prática está a mobilidade, pois o acesso pode ser feito de qualquer lugar, desde que tenha conexão com a internet e as senhas de acessos, protegendo dos dados. 

Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Uma das dicas sobre o uso de tecnologia na gestão de documentos é implementar a GED. Essa tecnologia ajuda na organização e estruturação eletrônica da documentação, com ferramentas para facilitar a busca pelas informações necessárias com base em diversos filtros. 

A solução pode ser utilizada por empresas de diversos segmentos, por meio de uma parceria especializada nesse tipo de serviço para oferecer todas as ferramentas necessárias e o suporte jurídico para implementar a estratégia. Além dos benefícios já citados sobre a gestão e a digitalização, a GED tem outras vantagens:

• agilidade e precisão na pesquisa por documentos;
• automatização de processos;
• diferencial competitivo;
• maior controle nos processos referentes à documentação;
• controle de acesso dos dados pelos colaboradores e possibilidade de restringir acesso. 

Como vimos, a gestão de documentos é essencial para a empresa, então é necessário implementar estratégias para garantir a segurança dos dados e facilitar a pesquisa. Vale a pena contar com as diferentes ferramentas ofertadas pela tecnologia, como a digitalização e a GED para aproveitar ainda mais benefícios. 

Gostou deste conteúdo? Se você quer mais dicas para a sua empresa, clique no banner abaixo e tenha acesso a um e-book completo sobre o tema!