Autor
Equipe Prado Chaves
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Precisa de um serviço de guarda de documentos, mas tem dúvidas? Entenda por que vale a pena pensar na terceirização e quais benefícios ela pode trazer.
O serviço de guarda de documentos é voltado para a preservação dos arquivos. A partir de sua contratação, as informações são armazenadas em um lugar adequado, a fim de evitar perdas e extravios.
Mais do que isso, o foco é garantir a organização e o fácil acesso, assim como impedir o acúmulo de poeira e a proliferação de insetos e pragas. Porém, fazer esse trabalho sozinho exige muito tempo, dedicação, conhecimento e espaço físico.
Por isso, a terceirização surge como uma alternativa viável e mais prática. Quer entender por que? Neste post, listamos 5 motivos para fazer essa parceria. Confira!
Ao guardar documentos na empresa, você precisa de um amplo espaço. Ele também deve ter as condições adequadas de temperatura e umidade. Caso contrário, poderá ocorrer perdas.
Com a terceirização da guarda de documentos, uma empresa especializada se preocupará com esses fatores. Como resultado, sua empresa poderá utilizar o espaço para outra finalidade, que aumente a produtividade do negócio, inclusive.
A utilização mais bem aproveitada do espaço físico gera menos custos. Em vez de ampliar a empresa, você otimiza a estrutura física já existente. Em alguns casos, pode devolver o ambiente para o proprietário e diminuir o valor do aluguel, ou pode alugá-lo para fazer uma renda extra.
Essa é uma forma de reduzir o custo fixo, que é aquele incidente mesmo quando sua empresa está sem vender. Por isso, auxilia na gestão financeira.
A redução de custos também é verificada em relação à própria guarda de documentos. Em vez de contratar colaboradores e/ou capacitá-los, você investe menos para ter acesso a um serviço mais qualificado.
Para armazenar os arquivos, é preciso ter um cuidado extra e seguir as melhores regras de conformidade. Ao fazer esse trabalho manual, é mais difícil alcançar esse objetivo. Por outro lado, a terceirização traz segurança e conformidade.
O motivo é a existência de locais adequados de guarda de documentos, com toda a infraestrutura necessária. Assim, os papéis ficam livres de incêndios, furtos, roubos, influência de campo magnético, acesso indevido, poeira, fumaça e outros elementos que geram danos.
Isso leva a um alto nível de confiabilidade, confidencialidade e disponibilidade das informações. Ao mesmo tempo, garante a implementação das melhores diretrizes de segurança, como determina a Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD).
É normal acontecerem situações que prejudiquem a qualidade dos arquivos armazenados em meio físico. O próprio manuseio inadequado — com mãos sujas, por exemplo, pode fazer os papéis estragarem antes do prazo correto.
Devido à falta de atenção, a empresa pode sofrer até multas e sanções por não saber que o arquivo foi danificado. Uma empresa de terceirização de guarda de documentos faz todo o serviço adequado, acondiciona os papéis de modo correto e ainda garante o manuseio apropriado. Isso leva à preservação da integridade física do acervo e ao aumento de sua durabilidade.
A empresa de guarda de documentos mantém os dados indexados e vão além da otimização do espaço e preservação dos arquivos. Essa é uma maneira de rastrear e gerenciar os arquivos com rapidez e sempre que necessário.
Ao mesmo tempo, também é elaborada uma tabela de temporalidade, que definirá por quanto tempo o documento deve ser guardado e qual é seu ciclo de vida. Esse benefício da terceirização também melhora a visibilidade dos processos, e pode envolver um sistema de gestão eletrônica (GED), que complementará o armazenamento físico.
Como fica claro, a terceirização da guarda de documentos é importante tanto pela redução de custos, quanto pela eficiência dos processos. Para isso, é preciso contratar uma empresa adequada, como a Prado Chaves.
Assim, você tem acesso a todos os benefícios citados e total sigilo das informações. Além disso, a guarda de documentos é feita de acordo com as melhores práticas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).E você, tem interesse em saber mais sobre o serviço de guarda de documentos? Acesse o site da Prado Chaves e saiba mais sobre seu funcionamento, suas vantagens e particularidades.