Guarda de documentos: 5 razões para terceirizar esse processo

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Autor

Equipe Prado Chaves

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Precisa de um serviço de guarda de documentos, mas tem dúvidas? Entenda por que vale a pena pensar na terceirização e quais benefícios ela pode trazer.

O serviço de guarda de documentos é voltado para a preservação dos arquivos. A partir de sua contratação, as informações são armazenadas em um lugar adequado, a fim de evitar perdas e extravios.

Mais do que isso, o foco é garantir a organização e o fácil acesso, assim como impedir o acúmulo de poeira e a proliferação de insetos e pragas. Porém, fazer esse trabalho sozinho exige muito tempo, dedicação, conhecimento e espaço físico.

Por isso, a terceirização surge como uma alternativa viável e mais prática. Quer entender por que? Neste post, listamos 5 motivos para fazer essa parceria. Confira!

1. Aproveitamento do espaço físico

Ao guardar documentos na empresa, você precisa de um amplo espaço. Ele também deve ter as condições adequadas de temperatura e umidade. Caso contrário, poderá ocorrer perdas.

Com a terceirização da guarda de documentos, uma empresa especializada se preocupará com esses fatores. Como resultado, sua empresa poderá utilizar o espaço para outra finalidade, que aumente a produtividade do negócio, inclusive.

2. Redução de custos

A utilização mais bem aproveitada do espaço físico gera menos custos. Em vez de ampliar a empresa, você otimiza a estrutura física já existente. Em alguns casos, pode devolver o ambiente para o proprietário e diminuir o valor do aluguel, ou pode alugá-lo para fazer uma renda extra.

Essa é uma forma de reduzir o custo fixo, que é aquele incidente mesmo quando sua empresa está sem vender. Por isso, auxilia na gestão financeira.

A redução de custos também é verificada em relação à própria guarda de documentos. Em vez de contratar colaboradores e/ou capacitá-los, você investe menos para ter acesso a um serviço mais qualificado.

3. Segurança dos dados e conformidade

Para armazenar os arquivos, é preciso ter um cuidado extra e seguir as melhores regras de conformidade. Ao fazer esse trabalho manual, é mais difícil alcançar esse objetivo. Por outro lado, a terceirização traz segurança e conformidade.

O motivo é a existência de locais adequados de guarda de documentos, com toda a infraestrutura necessária. Assim, os papéis ficam livres de incêndios, furtos, roubos, influência de campo magnético, acesso indevido, poeira, fumaça e outros elementos que geram danos.

Isso leva a um alto nível de confiabilidade, confidencialidade e disponibilidade das informações. Ao mesmo tempo, garante a implementação das melhores diretrizes de segurança, como determina a Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD).

4. Preservação do acervo

É normal acontecerem situações que prejudiquem a qualidade dos arquivos armazenados em meio físico. O próprio manuseio inadequado — com mãos sujas, por exemplo, pode fazer os papéis estragarem antes do prazo correto.

Devido à falta de atenção, a empresa pode sofrer até multas e sanções por não saber que o arquivo foi danificado. Uma empresa de terceirização de guarda de documentos faz todo o serviço adequado, acondiciona os papéis de modo correto e ainda garante o manuseio apropriado. Isso leva à preservação da integridade física do acervo e ao aumento de sua durabilidade

5. Agilidade na localização

A empresa de guarda de documentos mantém os dados indexados e vão além da otimização do espaço e preservação dos arquivos. Essa é uma maneira de rastrear e gerenciar os arquivos com rapidez e sempre que necessário.

Ao mesmo tempo, também é elaborada uma tabela de temporalidade, que definirá por quanto tempo o documento deve ser guardado e qual é seu ciclo de vida. Esse benefício da terceirização também melhora a visibilidade dos processos, e pode envolver um sistema de gestão eletrônica (GED), que complementará o armazenamento físico.

Como fica claro, a terceirização da guarda de documentos é importante tanto pela redução de custos, quanto pela eficiência dos processos. Para isso, é preciso contratar uma empresa adequada, como a Prado Chaves.

Assim, você tem acesso a todos os benefícios citados e total sigilo das informações. Além disso, a guarda de documentos é feita de acordo com as melhores práticas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).E você, tem interesse em saber mais sobre o serviço de guarda de documentos? Acesse o site da Prado Chaves e saiba mais sobre seu funcionamento, suas vantagens e particularidades.

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