Descubra como a gestão documental pode ajudar seu negócio a reduzir custos operacionais

Uma dúvida bastante presente entre os empreendedores, especialmente os iniciantes, é a seguinte: de que maneira a gestão documental pode ajudar na redução de custos operacionais em negócios? Realmente esse questionamento é bastante pertinente, pois, em uma análise inicial, esses temas estão bastante relacionados.

No entanto, a gestão documental está relacionada com a redução de custos. Para entender essa relação é muito importante compreender ambos os conceitos. Por esse motivo preparamos para você um guia completo sobre o assunto.

Neste conteúdo destacamos quais são os maiores custos operacionais relacionados com a manipulação de documentos, explicaremos como a falta de organização eleva os gastos e traremos dicas para reduzir essas despesas. Acompanhe a seguir.

O que é a gestão documental?

A gestão documental faz referência à utilização de práticas de administração adotadas pelas empresas com o intuito de lidar com os documentos da melhor forma possível.

As práticas de gestão documental têm como objetivo ajudar as organizações a serem mais efetivas, produtivas, alcançarem os objetivos anteriormente definidos e conseguir os resultados esperados.

Para que isso seja possível, é fundamental que as empresas planejem como deve ser feita a gestão documental (por meio de um sistema informatizado ou manual), alocar os recursos disponíveis da melhor forma possível, direcionar os esforços de forma coordenada e de maneira a favorecer a realização dos objetivos.

Por fim, mas não menos importante, é muito importante o controle de resultados. Isso porque, por meio dessa prática torna-se possível saber se a empresa está caminhando para a realização dos objetivos ou não.

Nesse contexto, é fundamental estabelecer métricas de produtividade para a gestão documental. Entre algumas delas podemos mencionar, por exemplo, a quantidade de documentos conferidos em um período específico, a incidência de multas ocasionadas por eventuais atrasos no pagamento de contas empresariais etc.

Quais são os principais custos operacionais relacionados com a manipulação de documentos?

Diversos custos operacionais estão relacionados à manutenção de documentos. Entre os principais estão:

Custos de armazenamento

Eles se relacionam aos gastos necessários para armazenar os documentos. Nesse contexto podem entrar, por exemplo, o espaço físico para guardar os papéis, a contratação de um sistema informatizado para armazenar os documentos, os custos com Mão de Obra para gerir os documentos armazenados, os custos de ar condicionado, luz e outros custos de infraestrutura;

Custos de cópia e impressão

Em algumas situações, as empresas precisam imprimir documentos e salvar cópias. Nesse contexto, acabam gastando papel e cartuchos de tinta. 

Tempo dos colaboradores

Refere-se ao pagamento dos funcionários que atuam em tarefas que estão relacionadas à gestão documental;

Custos de segurança 

Faz referência à contratação de sistemas de segurança que visem garantir uma melhor segurança dos documentos. Dessa forma, evita-se que pessoas não autorizadas tenham acesso aos contratos. Nesse contexto, podemos citar os antivírus, a criptografia etc.

Como a falta de organização eleva os gastos?

A organização é uma das principais questões na administração de qualquer empresa. Essa questão também é válida quando nos referimos à gestão documental.

Isso porque, a organização possibilita a alocação adequada de recursos conforme a necessidade da empresa. Desse modo, torna-se possível desenvolver estratégias que visem o melhor proveito dos recursos, incluindo a questão financeira.

Por outro lado, quando há a falta de organização, não há foco. Dessa forma, aumentam-se as probabilidades de as empresas arcarem com custos desnecessários na gestão documental. Essas despesas não vão agregar em nada e ainda vão gerar desperdícios, afetando a produtividade, a lucratividade e a eficiência do negócio como um todo.

Quais são os benefícios da redução de custos?

A redução de gastos proporciona diversos benefícios para as empresas. Por esse motivo, é muito importante se atentar em relação às melhores estratégias, nas quais ainda vamos mencioná-las neste conteúdo, e executá-las.

Entre os principais aspectos positivos proporcionados pela diminuição de gastos estão a otimização da rentabilidade, a competitividade do mercado e a disponibilidade de capital. Destacamos sobre essas questões detalhadamente a seguir:

Otimização da rentabilidade

Sem dúvida, esse é um dos principais aspectos proporcionados pela redução de gastos. Isso porque, há a diminuição de despesas e, consequentemente, a empresa tende a ser mais lucrativa.

Competitividade do mercado

Outro aspecto positivo proporcionado pela gestão documental é a otimização da competitividade da empresa no mercado. Essa questão acontece porque o empreendimento passará a produzir mais e com menos recursos, ou seja, tende a ser mais eficiente.

Esse aspecto é fundamental para se manter ativo, pois os preços praticados ao cliente poderão ser mais enxutos, contribuindo para aumentar o número de vendas da organização. Além disso, com a economia gerada torna-se possível investir mais em ações de marketing, fazer promoções, entre outras estratégias para atrair um maior número de consumidores.

Disponibilidade de capital

Com a consequente diminuição dos custos, a organização terá mais disponibilidade de capital. Desse modo, ela poderá investir em processos que possam garantir a expansão do negócio como um todo. Entre eles estão a abertura de filiais, a disponibilização de novos serviços, a contratação de funcionários etc.

Como reduzir as despesas?

Pensando na importância desse tema, na sequência do conteúdo forneceremos algumas dicas que o auxiliarão a reduzir custos na sua empresa e sem atrapalhar a performance de toda a organização.

Análise dos processos empresariais

Antes de implementar as práticas de diminuição de gastos é muito importante analisar os processos detalhadamente. Por meio dessa prática, torna-se possível verificar como eles estão funcionando na empresa, o quanto demandam do orçamento, identificar a origem das despesas etc.

Com isso, torna-se possível verificar quais são os desperdícios, as melhorias necessárias e quais são os custos que podem ser cortados sem perder a qualidade. Isso porque, ao fazer o mapeamento de processos, torna-se possível ter uma visão global da empresa, o que ajuda a reduzir os gastos de forma mais eficaz.

Planejamento de redução de custos

Outra prática importante é o planejamento de redução de gastos. Sem isso, torna-se impossível definir uma estratégia e também um plano de ação eficiente para diminuir as despesas sem comprometer o desempenho da organização como um todo.

Vale destacar também que na etapa do planejamento há a definição de objetivos, metas e também definições de estratégias. Essas práticas facilitam o corte de gastos, pois com um bom plano fica mais fácil verificar quais as despesas que não contribuem para a realização dos objetivos organizacionais.

Nesse contexto, também é muito importante incluir o plano financeiro. Desse modo, a companhia conseguirá prever futuras despesas ou eventuais quedas de receitas em períodos específicos. Com isso, identificam-se as necessidades da empresa e torna-se mais fácil saber qual o momento ideal para executar uma melhor estratégia.

Vale destacar que o monitoramento das finanças deve ser constante, pois por meio dessa prática fica mais fácil avaliar o progresso da empresa e também resolver eventuais imprevistos de maneira ágil e assertiva.

Divisão dos custos

A divisão de custos é uma das principais estratégias para, de fato, promover a redução de gastos. Isso porque, há alguns custos que são bons para a empresa, pois ajudam a organização a conseguir novos negócios e otimizar a eficiência. No entanto, há outras despesas que não agregam muito valor para a companhia.

Nesse contexto, vale a pena manter gastos estratégicos como os investimentos em marketing e vendas ou a utilização de novas tecnologias. Por outro lado, vale a pena pensar em estratégias que visam a redução de custos não estratégicos como o pagamento do aluguel do imóvel ou mesmo os gastos de energia elétrica. Ambos são importantes, mas não podemos ser considerados como despesas estratégicas.

Agora, você deve estar se perguntando: como saber se uma despesa pode ser considerada estratégica ou não? Não há muitos segredos em relação a isso. Liste todos os custos e avalie como estratégicos ou não estratégicos de acordo com o retorno oferecido para o seu negócio.

Desse modo, torna-se possível ter uma visão sistêmica de todos os gastos e, consequentemente, a sua tarefa para o corte de despesas tende a se tornar facilitada.

Defina teto de gastos mensais

Em muitas organizações não há um controle adequado de gastos mensais. Desse modo, ninguém sabe o quanto pode gastar e isso acaba contribuindo para gerar desequilíbrios na questão financeira. Com isso, a empresa tende a gastar mais do que pode e, consequentemente, comprometer a gestão das finanças da companhia.

Nesse momento pode aparecer a seguinte dúvida: como mudar esse cenário? Não há muitos segredos em relação a esse tema: é necessário definir um teto de gastos mensais. Essa quantia deve ser definida de acordo com o orçamento empresarial. Isso porque, com os gastos adequados com a realidade do seu negócio torna-se possível ter uma boa gestão das finanças do seu empreendimento.

Procure por profissionais qualificados

Em uma análise inicial, essa decisão pode parecer onerar os cofres de uma empresa. No entanto, vale muito a pena na contratação de profissionais qualificados e isso se deve a diversos motivos.

Primeiramente, os profissionais são o principal ativo da sua empresa. É importante que eles sejam bem treinados e estejam qualificados, pois eles farão o máximo para contribuir para o crescimento da sua organização no mercado. Além disso, eles tendem a fornecer um bom atendimento ao cliente e também proporcionar um bom suporte, o que aumenta as chances de as pessoas voltarem a comprar do seu empreendimento.

Outro aspecto importante a ser mencionado é que a contratação de profissionais não qualificados costuma ocasionar demissões posteriores. Isso gera alto turnover e, consequentemente, impactos financeiros para a organização. Essa questão se deve ao fato de as organizações terem que lidar mais frequentemente com o pagamento de verbas rescisórias.

Conscientização da equipe

Se um dos objetivos do negócio for a redução de custos, é fundamental envolver todos os funcionários nesse processo. Comunique aos funcionários sobre as necessidades da empresa e promova práticas para economizar. Entre elas estão o desligamento de equipamentos que não estão sendo utilizados, evitar o desperdício de materiais etc.

Outra boa ideia é estabelecer metas de diminuição de custos, inclusive premiando os profissionais que mais se engajarem nessa missão. Desse modo, eles tendem a estar mais motivados e estarão dispostos a ajudar na realização do objetivo.

Qual a importância de contar com empresas especializadas no assunto?

Sem dúvida, a escolha de um sistema de gestão documental é muito importante. Por esse motivo, é fundamental contar com empresas especializadas e com boa reputação no setor. Isso porque, elas tendem a contar com profissionais experientes e capacitados e, assim, estarão preparados para prestar um bom atendimento.

A Prado Chaves é uma empresa especialista em gestão documental e conta com um sistema informatizado que facilita justamente a administração dos documentos. Por meio dessa ferramenta, torna-se possível automatizar diversas operações do seu negócio, otimizar a produtividade e também garantir a segurança das informações.

Ao contar com essa facilidade, a sua empresa vai terceirizar a gestão documental para uma companhia especialista no assunto. Desse modo, o seu negócio terá mais tempo para se dedicar às questões estratégicas e que possam contribuir para o crescimento do empreendimento como um todo.

A gestão documental ajuda as empresas dos mais variados portes e segmentos de mercado a reduzirem os custos operacionais. Essa questão é bastante relevante, pois as organizações poderão aproveitar melhor os recursos disponíveis e, consequentemente, fazerem investimentos visando assegurar a expansão do empreendimento como um todo.

Esse conteúdo foi útil para você? Conheça a solução da Prado Chaves agora mesmo e veja como podemos ajudar a sua empresa, com uma gestão documental eficiente, a se destacar no mercado.