Conheça a tecnologia que auxilia na gestão eletrônica de documentos

As empresas precisam lidar com uma extensa documentação no dia a dia, então a aplicação da tecnologia para ajudar nessa tarefa se torna uma solução bastante atrativa. Aqui, a gestão eletrônica de documentos (GED/Workflow) é uma das principais ferramentas utilizadas, porém, muitos negócios ainda não conhecem essa solução ou deixam de aplicá-la por não compreenderem de que modo ela beneficia a administração da empresa. 

Para que você não tenha mais dúvidas sobre o assunto, preparamos este conteúdo para esclarecer o que é essa ferramenta, sua importância e benefícios. Continue a leitura e saiba mais!

O que é gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos é formada por um conjunto de metodologias, procedimentos e com suporte de softwares aplicados para gerenciar a documentação da empresa de forma inteligente. A ideia é melhorar o armazenamento, facilitar a pesquisas e agilizar as tarefas que envolvem o uso dos arquivos. 

Para isso, ela conta com diversos processos que funcionam de maneira interligada, como a digitalização, que é a conversão de documentos físicos em digitais, e a organização de toda a documentação com a aplicação de boas práticas de arquivamento.

Assim, os dados que fazem parte da gestão eletrônica de documentos podem estar em diversos formatos, tais como:

• papéis;
• vídeos;
• áudios;
• imagens;
• microfilme;
• planilhas eletrônicas;
• arquivos de texto.

Qual é a sua importância para os negócios?

A documentação do negócio é essencial para uma boa administração, tendo em vista que ela está relacionada aos diversos processos internos, por exemplo:

• contratação e demissão de funcionários;
• Gestão de contratos;
• pagamento de tributos;
• contratação de fornecedores;
• negociações e vendas;
• contabilidade.

Sem uma boa gestão de documentos, a empresa corre diversos riscos. O principal é a perda ou a ocorrência de danos à documentação pelos problemas de manuseio e guarda. Porém, também ajuda em outras questões, como arquivamento correto e controle de acesso, permitindo a hierarquização de permissões e implementação de medidas de segurança para evitar o vazamento de arquivos. 

Assim, apesar de ser um processo um tanto burocrático e que exige reorganização de alguns setores ou processos, o retorno que isso traz para a gestão é extremamente relevante e valioso. Por isso, é um diferencial importante para quem deseja manter uma administração com bons resultados. 

Quais são os seus benefícios para o negócio?

Usar a gestão eletrônica de documentos e aproveitar as facilidades da tecnologia traz diversas vantagens para a empresa, então preparamos uma lista com as principais, veja só!

Segmentação de registros e controle de acesso

A GED/ Workflow tem como objetivo a organização dos documentos em um sistema adequado, então ele traz funcionalidades importantes, como a segmentação de registros e categorização. Basta criar padrões conforme as necessidades do negócio para facilitar o arquivamento e a busca de dados.

Além disso, considerando que as empresas contam com diferentes setores e níveis hierárquicos entre os funcionários, o controle de acesso se torna importante para identificar quem manuseou cada documento e, até mesmo, impedir a visualização dos itens conforme o cargo. 

Agilidade na busca por documentos 

Com um sistema bem estruturado, fica mais fácil localizar documentos necessários nas rotinas empresariais. Além disso, com a segmentação se torna possível a aplicação de filtros e outras ferramentas que ajudam a localizar diferentes tipos de entradas, conforme as necessidades específicas de cada tarefa. 

Outro ponto é que toda a busca é automatizada, reduzindo drasticamente o tempo necessário para localizar a documentação desejada. Isso permite que os colaboradores mantenham o foco em outras atividades importantes para a administração do negócio. 

Redução de despesas e sustentabilidade

Com a aplicação da tecnologia e a manutenção de documentos digitais, é possível reduzir os custos relacionados aos materiais de escritório, já que é possível reduzir a impressão e cópias dos arquivos. A prática também colabora com o meio ambiente, já que ajuda na preservação de recursos naturais ao reduzir o uso de materiais e a geração de lixo. 

Como implantar a GED/ Workflow nos processos da empresa?

A implementação da GED/Workflow na empresa exige mapeamento de processos e metodologia de gestão documental aliados a aquisição de ferramentas adequadas, com softwares que ajudem no armazenamento e controle da documentação. Para ajudar, vale a pena terceirizar o serviço com empresas especializadas, como a Prado Chaves. 

Com know-how sobre as melhores práticas para implementar a gestão eletrônica de documentos, desenvolvemos soluções completas para as empresas, sempre de acordo com as necessidades do negócio. Além disso, oferecemos toda a estrutura necessária para facilitar o uso desse processo. 

Pronto! Como vimos, a gestão eletrônica de documentos proporciona diversos benefícios para o negócio, especialmente em relação à produtividade e resultados financeiros. Assim, vale a pena contar com boas parcerias para auxiliar na implementação dessa estratégia na sua empresa. Se você gostou do conteúdo e está em busca da melhor solução para implantar a GED/ Workflow em seu negócio, conheça as nossas soluções!