O que é uma tabela de temporalidade? Nós explicamos para você

Uma tabela de temporalidade é uma ferramenta auxiliar da gestão de documentos. Ela evita perdas e extravios, assim como indica o período de armazenamento de cada arquivo, de acordo com o que a legislação determina.

Devido a suas características, um dos benefícios é a facilidade de busca de documentos. No entanto, a tabela também evita que sejam encontradas irregularidades em um processo de fiscalização.

Portanto, a ferramenta tem relação direta com a otimização de processos e o gerenciamento organizacional. Ainda há mais o que falar. Por isso, criamos este post com as informações essenciais sobre o assunto. Confira!

O que é a tabela de temporalidade?

A tabela de temporalidade apresenta cada documento e o seu respectivo ciclo de vida, frequência de uso, destinação final e período de guarda. Além de ser importante para o setor contábil, fiscal, jurídico essa ferramenta também é útil para o Departamento Pessoal (DP).

Ela é válida, porque cada documento tem um prazo pré definido para armazenamento. A partir dessa definição, evita-se a eliminação incorreta de documentos e acúmulos de documentos desnecessários. Ao mesmo tempo, é possível incluir outras informações, conforme as necessidades do negócio.

Qualquer que seja a forma de utilização, a tabela tem como principais objetivos apresentar os prazos de:

armazenamento de cada documentos no arquivo corrente;
inserção de cada arquivo no nível intermediário;
transferência para o Arquivo Inativo até o seu descarte ou guarda permanente.

Dentro desse contexto, fica claro que a ferramenta auxilia na gestão de documentos. Ela tem caráter normativo institucional e é válida para qualquer porte empresarial, especialmente para os negócios com grande volume de arquivos físicos.

Como a tabela de temporalidade é composta?

A elaboração da tabela de temporalidade varia de acordo com as demandas do negócio. É preciso analisar as regras de negócio dos diferentes setores da organização e fazer as adaptações necessárias.

Por outro lado, existem 5 principais critérios básicos, que representam cada coluna da tabela. Portanto, qualquer adaptação deve manter esses itens, porque essa é a composição mínima. Veja quais são eles.

Item documental

Está localizado na primeira coluna e apresenta o tipo de documento analisado . Pode ser um contrato de prestação de serviços, folhas de pagamento, Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), ficha de aluno, ficha de pacientes ou qualquer outro tipo documental.

Ciclo de vida

É o período no qual o documento deve permanecer armazenado. Existem 3 etapas, também chamadas de idades:

corrente: é aquela em que o documento ainda está no seu prazo de vigência. Há uma demanda frequente pelos arquivos e é necessário estabelecer uma gestão documental eficiente e de qualidade;
intermediária: é o período transitório, quando o período de validade se encerrou, mas é preciso manter o arquivo por segurança. As informações deixam de ser solicitadas o tempo todo nas rotinas administrativas. Ainda assim, precisam estar acessíveis quando necessário;
permanente: é o prazo de encerramento. Depois disso, o documento é encaminhado para seu descarte. O arquivo já deixa de ser demandado com frequência, mas ainda pode haver consultas, especialmente a dados e informações , acervos histórico-culturais, comprovantes e outros.

Frequência de uso

Consiste na quantidade de vezes que o documento é consultado durante a rotina de trabalho. Basicamente, ela é dividida da seguinte forma:

alta: indica que o documento é acessado a todo momento por razões fiscais, administrativas ou jurídicas, geralmente. Por exemplo, comprovante de pagamento de clientes ou folha de ponto dos colaboradores;
média: sinaliza consultas periódicas. É o caso dos atestados médicos dos funcionários;
baixa: costuma mostrar que o arquivo já está na idade permanente. Um exemplo é o histórico do colaborador já desligado da empresa.

Prazo de guarda

Consiste no período obrigatório de armazenamento dos arquivos. Ele é determinado pela lei e pode ser modificado, de acordo com a necessidade. Por esse motivo, é necessário consultar e atualizar a tabela de temporalidade com frequência.

Destinação final

Determina qual é o local para o qual o documento será direcionado após o término do ciclo de vida. Existem várias alternativas, como:

eliminação (descarte);
arquivo inativo;
digitalização;
armazenamento em microfilme.

Observe que alguns aspectos já estão determinados pela lei. Por isso, é fundamental analisar esses aspectos, cuidar do prazo de guarda e identificar os processos em andamento ou em quais situações estes documentos devem ser solicitados, como por exemplo, em casos de Processos cíveis, ou tributários, para saber se será válido mantê-lo ou se é possível eliminá-lo.

Cada um desses itens apresenta uma coluna. A partir disso, você monta a tabela de temporalidade definindo qual é a situação de cada um dos arquivos — eles representam linhas. Nesse processo, ainda é necessário seguir algumas boas práticas:

separe os assuntos conforme a hierarquia de funções e atividades: logo na primeira coluna, especifique o item documental e defina a frequência de uso na rotina administrativa;
defina o período de armazenamento do documento: delimite o período obrigatório de arquivamento, de acordo com a legislação e estabeleça o prazo que atende melhor o seu negócio. Ou seja, se a lei determina o prazo de 5 anos e por precaução você pode acrescentar o tempo que mitiga o seu risco;
estabeleça a destinação final e agregue as observações necessárias: defina para onde o documento será direcionado na conclusão do ciclo de vida. Coloque informações adicionais para facilitar o processo.

Quais empresas devem usar a tabela de temporalidade?

Como vimos, qualquer negócio precisa utilizar a tabela de temporalidade, especialmente se o volume de documentos organizacionais for grande. Quando essa ferramenta é ignorada, é preciso revisar os fluxos de gerenciamento de forma frequente, o que pode levar a problemas e inconsistências na gestão.

Dentro de uma mesma empresa, ainda há variações da necessidade da tabela. Para alguns setores, ela é ainda mais relevante. Entre eles estão as áreas fiscal, contábil, pessoal e financeira. Isso acontece por diferentes fatores.

Um deles é a classificação básica dos documentos, que é definida pela arquivologia. Ela determina que os arquivos são categorizados em:

setoriais: são os que permanecem nas empresas;
centrais: ficam armazenados na companhia, mas podem ser exigidos a qualquer momento;
intermediários: são arquivados e ficam sob responsabilidade de um órgão ou entidade pública.

Qual sua importância para a gestão de documentos?

Como você já deve saber, uma empresa trabalha com diferentes tipos de documentos. Cada um deles tem suas exigências de armazenamento e características. A tabela de temporalidade vem justamente para facilitar a gestão dos arquivos e evitar que a empresa incorra em irregularidades.

Essa seria uma falha grave, em caso de fiscalização. Afinal, essa seria uma situação em que a empresa teria que lidar com problemas judiciais e arcar com multas.

Mais do que isso, a tabela de temporalidade ajuda a prever e evitar falhas e danos no processo de armazenamento dos arquivos. Isso acontece porque, por meio dela, é possível avaliar diferentes critérios e monitorar as fases de guarda de forma organizada, prática e segura.

Ainda são obtidos diversos benefícios. Entre eles estão:

redução do uso do espaço físico;
definição de fluxos;
agilidade na recuperação de dados;
diminuição de custos operacionais;
eficácia e eficiência no processo de gestão documental;
otimização do processo de guarda e destino dos arquivos.

Qual é o tempo de guarda dos principais documentos?

O tempo de armazenamento depende da legislação e vai até 5 anos, geralmente. No entanto, esse período costuma se referir à idade corrente. Por isso, é possível guardar o arquivo por um período maior, a depender da necessidade da empresa.

De modo geral, veja os diferentes prazos de documentos conforme o assunto, o ciclo de vida e a destinação do arquivo:

ajustes, acordos, convênios e contratos: 5 anos na idade corrente, 10 anos na intermediária e guarda permanente no final;
sindicatos, dissídios e acordos: 5 anos na idade corrente, 5 anos na intermediária e guarda permanente no final;
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS): 5 anos na idade corrente, 47 anos na intermediária e eliminação no final;
aposentadoria: 5 anos na idade corrente, 95 anos na intermediária e eliminação no final;
compra: até a aprovação na idade corrente, 5 anos da data de aprovação na intermediária e eliminação no final.

Para ficar mais claro, veja os exemplos de acordo com cada classificação de documentos.

Tributário

O prazo de 5 anos vale para:

Imposto de Renda (IR);
Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
Programa de Integração Social (PIS);
Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
Simples Nacional;
notas fiscais, recibos e comprovantes de lançamento em geral;
livros fiscais e contábeis;
sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;
declarações, como a de Rendimentos da Pessoa Jurídica (DIPJ), a de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), a do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e a de Ajuste Anual, inclusive comprovantes de lançamento.

Trabalhista e previdenciário

O período de 30 anos é válido para:

FGTS;
Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).

O prazo de 10 anos vale para folha de pagamento e sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários. Ainda há o período de 5 anos para:

Guia da Previdência Social (GPS);
Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU);
recibo de pagamento de salário, férias, 13º salário e controle de ponto;
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Ainda vale o prazo de 2 anos para termo de rescisão do contrato de trabalho, aviso prévio e pedido de demissão. E o período indeterminado é útil para contrato de trabalho e livro ou ficha de registro de empregado.

Mais fatores sobre a importância da gestão documental?

A gestão de documentos é mais uma etapa a ser realizada pelas empresas. Ela é fundamental para direcionar as estratégias e garantir o acesso e a preservação dos arquivos. Ao mesmo tempo, a companhia mantém os dados disponíveis quando necessário.

É importante destacar que vários dados são gerados pelas organizações todos os dias — e alguns deles são relevantes para aumentar a vantagem competitiva do negócio. Entre eles estão:

dados cadastrais;
estatísticas da empresa;
registros de procedimentos internos;
contratos com clientes e fornecedores.

Desse modo, o controle e a preocupação com a segurança são essenciais para evitar prejuízos, como perdas, exposição de conteúdos sigilosos e demora na busca de informações. Como resultado, a gestão de documentos facilita o fluxo de trabalho e aumenta a produtividade.

Nesse cenário, a tabela de temporalidade tem um papel útil, já que permite consolidar a gestão de documentos e torná-la mais eficiente. Da mesma forma, a gestão de documentos bem efetivada evita:

perda de tempo;
complexidade dos documentos;
aumento do custo indireto da companhia.

Como resultado, a gestão documental é uma ferramenta estratégica, que ajuda a empresa a atingir seus objetivos e se destacar perante a concorrência. Ela ainda permite o bom gerenciamento das informações, garantindo sua rastreabilidade e confiabilidade.

Como consequências, podem ser citadas a eficiência operacional e o controle dos documentos até seu destino final. No entanto, todos esses benefícios somente são conquistados com o auxílio de uma empresa especializada.

Com a terceirização da gestão documental, é possível aperfeiçoar processos, diminuir despesas e canalizar esforços para aumentar a vantagem competitiva. Como consequência, há mais chance de crescer de forma sustentável. Outras vantagens são:

preservação dos arquivos, com armazenamento em local adequado;
controle de custos devido à economia do espaço físico;
otimização do tempo de busca, já que se evita a perda de produtividade, o acesso aos documentos é fácil e isso impacta as tomadas de decisão;
crescimento da produtividade, com melhoria dos processos executados;
foco no diferencial competitivo, com direcionamento dos esforços para o core business;
melhoria do uso do espaço físico, sem sobrecarga do ambiente interno.

Assim, fica claro que a gestão de documentos é fundamental para qualquer empresa devido a todos os benefícios que traz. Nesse contexto, a tabela de temporalidade é um dos instrumentos mais relevantes e úteis.

Por meio dela, é possível guardar os documentos da maneira certa e pelo período de tempo necessário, cumprindo a legislação e as necessidades do próprio negócio.

Apesar de sua empresa poder executar essas atividades sem ajuda de empresas especializadas, esse processo é mais eficiente com ela. Isso porque seu negócio atua de forma estratégica, enquanto as tarefas operacionais ficam a encargo do parceiro.

Dessa maneira, você tem a oportunidade de ter todos os benefícios, sem deixar de lado o que é importante para o seu negócio. Assim, a tabela de temporalidade é elaborada da melhor forma possível e contribui para uma boa gestão de documentos.

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